A maior ou menor especificidade do assunto a ser representado não depende da maior ou menor correspondência da linguagem documentária com o sistema notacional dos domínios de especialidade.

A representação documentária, na linguagem documentária, ocorre por meio de um processo que se inicia pela análise do texto, com o objetivo de identificar conteúdos pertinentes em função das finalidades do sistema numa forma sintética, padronizada e unívoca. 

As linguagens documentárias se valem de quase todos os conceitos apresentados para a linguagem natural, constituindo-se em sistemas nos quais as unidades se organizam em relações de dependência.  

As linguagens documentárias são construídas para indexação, armazenamento e recuperação da informação e correspondem a sistemas de símbolos destinados a “traduzir” os conteúdos dos documentos.