Alternativa correta: B

Tema central da questão: O enunciado trata de gestão de documentos, especificamente dos procedimentos de controle, registro e movimentação de documentos no âmbito dos arquivos correntes e intermediários. Esse tema é fundamental na arquivologia, pois garante a rastreabilidade dos documentos e a eficiência no acesso às informações, aspectos essenciais para a administração pública.

Resumo teórico:
Segundo a legislação arquivística (Lei nº 8.159/91) e normas técnicas como o Manual de Gestão de Documentos do Arquivo Nacional, um sistema de protocolo deve garantir o registro individualizado dos documentos, o acompanhamento de seu trâmite e a comprovação de recebimento. O protocolo é responsável justamente por receber, registrar, classificar e controlar a movimentação dos documentos.

Justificativa da alternativa B:
A alternativa B descreve práticas corretas e indispensáveis: enumerar documentos sequencialmente permite controle rigoroso; registrar o fluxo (em livro ou sistema eletrônico) é a base do protocolo; e assegurar comprovação de recebimento formaliza e fortalece a gestão documental. Essas práticas seguem os princípios arquivísticos de autenticidade, integridade e rastreabilidade.

Análise das alternativas incorretas:

• A: Associar códigos genéricos e dispensar identificação de setor emissor/destinatário compromete a especificidade e dificulta localizar e responsabilizar-se por documentos, contrariando normas arquivísticas.
• C: Divisão do protocolo em unidades paralelas e padronizações distintas fragilizam o controle, podendo gerar confusão e perda de padronização, o que é ruim para o gerenciamento eficiente.
• D: Definir prazos fixos para tramitação ignora a natureza variada dos documentos. Prazos devem considerar a complexidade e não serem arbitrários, conforme princípios de eficiência administrativa.

Dica para concursos: Fique atento a termos como “registrar”, “comprovar”, “fluxo”, “controle”, pois eles indicam procedimentos corretos de gestão de documentos. Cuidado com alternativas que sugerem flexibilização excessiva, genericidade ou procedimentos não padronizados!

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Bela questão, parabéns aos envolvidos!!!

A - Associar códigos genéricos a todos os documentos, dispensando identificação de cada setor emissor ou destinatário. Esta alternativa foca em uma codificação genérica que pode dificultar a reorganização e a identificação precisa da origem e do conteúdo, indo contra a ideia de "reorganizar a origem e o conteúdo segundo necessidades pontuais".

B - Enumerar documentos de forma sequencial, registrar seu fluxo em livro ou sistema eletrônico e assegurar comprovação de recebimento. Esta alternativa descreve um sistema de protocolo e controle de fluxo, que é importante para a rastreabilidade, mas não aborda diretamente a organização em "subgrupos vinculados ao período de auditoria" ou a "reorganização da origem e do conteúdo segundo necessidades pontuais".

C - Dividir o protocolo em unidades paralelas, possibilitando diferentes padronizações para cada tipo de expediente. Esta alternativa é a que mais se alinha com a descrição. Dividir o protocolo em "unidades paralelas" permite criar subgrupos (como os vinculados ao período de auditoria) e aplicar "diferentes padronizações para cada tipo de expediente", o que possibilitaria a reorganização da origem e do conteúdo de acordo com as necessidades específicas da auditoria. Isso sugere uma flexibilidade na organização que se encaixa na necessidade de reordenar relatórios para uma finalidade específica.

D - Definir prazos fixos para tramitação, independentemente da complexidade das requisições ou assinaturas necessárias. Esta alternativa trata da gestão de prazos e fluxo, não da organização ou reordenamento de relatórios em subgrupos para fins de auditoria.