A formalidade diz respeito à polidez, à civilidade no próprio enfoque dado ao assunto do qual cuida a comunicação. Na padronização, são indispensáveis a clareza datilográfica, o uso de papéis uniformes para o texto definitivo e a correta diagramação do texto.

A formalidade diz respeito à abordagem do assunto, promovendo uma linguagem descontraída e amigável. Na padronização, os órgãos podem adotar suas próprias normas, visto que isso torna a comunicação oficial mais flexível e adaptável.

A formalidade diz respeito à utilização de linguagem rebuscada e complexa. Na padronização, há a incorporação da variedade linguística, com uso de expressões regionais.

A formalidade diz respeito à permissão de inserção de opiniões pessoais e subjetivas no assunto das comunicações oficiais. Na padronização, a clareza datilográfica e a correta diagramação do texto são dispensáveis, uma vez que a espontaneidade é mais valorizada na Redação Oficial.