De acordo com Rhoads (1989), um sistema completo de gestão de documentos se ocupa de tudo o que acontece com um documento ao longo do seu ciclo de vida, ou seja, de sua produção até a sua destinação final. 

É papel da gestão documental evitar a criação de documentos não essenciais, bem como identificar o valor de documentos para a organização.

A gestão documental é composta da gestão de formulários, da correspondência e dos sistemas de gestão da informação que estão agregados à criação/produção de documentos. 

A transferência é a passagem de documentos dos arquivos correntes para os arquivos permanentes. 

Um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD) é utilizado para o controle do ciclo de vida documental, desde a produção até a destinação final, seguindo os princípios da gestão arquivística de documentos.