Segundo o Conarq (2005), os documentos arquivísticos precisam manter sua fidedignidade e autenticidade para serem capazes de fornecer evidência das suas ações, contribuindo para a ampliação da memória social, uma vez que registram informações culturais, históricas, científicas, técnicas, econômicas e administrativas.
A política nacional preparada para as instituições brasileiras, aprovada pelo Conarq em 2004, e elaborada em 2005 pela CTDE do Conarq para as instituições brasileiras, é chamada: