A respeito de protocolo, julgue o item a seguir.Recomenda-se...

GABARITO - CERTO

Adendo:

A distribuição é a mesma entrega de documentos aos destinatários, só que, neste caso, para destinatários internos do órgão. Ou seja, neste caso, o documento não sai da instituição.

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Simplificando:

• Entrega dentro do próprio órgão: distribuição.
• Envio para outros órgãos: expedição.

Atividades de protocolo:

1. recebimento e classificação - efetuar a separação dos documentos recebidos em ostensivo ou sigiloso e particular

2. registro, autuação e controle da tramitação (movimentação) - colocar na capa do processo a etiqueta ou carimbo de protocolo, anotar o código de classificação, o resumo do assunto e proceder a distribuição às unidades administrativas destinatárias.

• Recomenda-se que os documentos devam ser distribuídos às unidades administrativas destinatárias, acompanhados de uma guia de encaminhamento, elaborada em duas vias.

3. expedição - ao receber a correspondência para a expedição, recomenta-se verificar se não faltam folhas ou anexos, numerar e datar a correspondência no original e nas cópias, preparar os envelopes, expedir o original e encaminhas cópias ao setor de arquivamento.

Fonte: Manual técnico do sistema de arquivos e gestão de documentos

Gabarito: Certo

Questão retirada do livro da Marilena: Arquivo: Teoria e Prática.

Preparar ficha de protocolo, em duas vias, anotando: número de protocolo, data de entrada, procedência, espécie, número e data do documento, código e resumo do assunto, primeira distribuição.

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A ´´Guia`` de encaminhamento ( Documento ) é um só , todavia , é gerada em duas vias ... ! Uma fica com quem recebe e outra fica com quem entrega .

GAB. ´´ C `` .

• Entrega dentro do próprio órgão: Distribuição.

• Envio para outros órgãos: Expedição.

achei que as duas guias que são preparadas uma fica no protocolo e outra vai com o documento e não as duas que vão com ele. não faz mt sentido pra mim essa questão...

Um protocolo é um registro em duas vias relacionando a entrada ou saída de algum documento, objeto ou equipamento da sua organização.

Entrada = Distribuição

1. Controle interno: Ao ter duas vias da ficha de protocolo, uma cópia pode ser mantida pelo setor de protocolo e a outra pode ser encaminhada junto com o documento para o destinatário. Isso permite que o setor de protocolo mantenha um registro completo e atualizado de todos os documentos recebidos, enquanto o destinatário tem uma cópia da ficha para referência.