A respeito de protocolo, julgue o item a seguir.Correspondên...
A respeito de protocolo, julgue o item a seguir.
Correspondências de caráter sigiloso e particular recebidas
pelo protocolo devem ser devolvidas ao remetente.
Os de caráter particular ou sigiloso devem ser encaminhados aos seus destinatários.
Gab. E
Errado
A distribuição da correspondência de cunho particular e sigiloso é atribuição do protocolo.
Correspondências destinadas a particulares >>não são registradas, apesar de serem distribuídas a seus destinatários.
Gabarito: ERRADO. O erro da questão está na palavra "remetente", pois na verdade, devia ser "destinatário".ERRADO.
No protocolo há dois setores responsáveis por atividades documentais distintas:
no setor de RECEBIMENTO E CLASSIFICAÇÃO, são encaminhados os documentos particulares e sigilosos;
no setor de REGISTRO E MOVIMENTAÇÃO, encaminha os documentos ostensivos e oficiais.
ERRADO!
Devem ser encaminhadas aos destinatários!
São atividades de recebimento e classificação:
Recebe o documento;
Separa os documentos oficiais dos particulares;
Envia os documentos particulares aos seus destinatários;
Separa os documentos ostensivos dos sigilosos;
Envia os documentos sigilosos aos seus destinatários
Interpreta e classifica os documentos ostensivos;
Apor carimbo de protocolo, sempre que possível
A CLASSIFICAÇÃO do documento é feita no momento em que este chega ao PROTOCO e pelo profissional que o recebeu. A Classificação de Documentos é o ato de atribuir um CÓDIGO ao documento de acordo com o ASSUNTO de que ele trate.
O código deverá ser aquele em vigor na instituição, e estabelecido pela Comissão Permanente de Avaliação. Esta comissão deve ser formada por profissionais das diversas áreas do conhecimento e de atuação da instituição. Quando se tratar de documento ou correspondência de caráter ostensivo, a classificação deve ser realizada no setor de protocolo. Este deve abrir a correspondência ou documento, tomar conhecimento de seu conteúdo e de seu destinatário, proceder à classificação e encaminhar os documentos ao destinatário.
Todavia As correspondências sigilosas e particulares não são abertas.
O protocolo envia as correspondências oficiais sigilosas diretamente aos destinatários ( não devem receber nenhum tipo de controle arquivístico ).
***
fonte: comentários da questão
GABARITO: ERRADO
COMENTÁRIO DA PROFESSORA PARA QUEM NÃO TEM ACESSO.
As atividades desenvolvidas no protocolo são: recebimento, registro, autuação, classificação, distribuição, tramitação/controle da tramitação e expedição.
Na fase de recebimento, a primeira ação a ser tomada é separar a correspondência oficial da particular. A oficial é orgânica, ou seja, foi recebida para desenvolver alguma atividade institucional. Já a particular pertence a algum servidor/empregado/colaborador que utilizou o endereço da instituição para receber algo pessoal.
A correspondência oficial vai ser separada entre ostensiva (sem restrição de acesso) e sigilosa (com restrição de acesso). A ostensiva vai passar por todos os procedimentos do protocolo até que chegue ao seu destinatário. Tanto as correspondências sigilosas quanto as particulares, serão enviadas ao destinatário sem nenhum outro procedimento, pois a correspondência particular não é institucional e a sigilosa não deve ser acessada por pessoas diferentes do seu destinatário.
Portanto, as correspondências particulares e sigilosas são recebidas e enviadas ao destinatário, somente, e não devolvidas ao remetente.
FONTE: Serenna Alves, Arquivista do Instituto Federal de Minas Gerais, Formada em Arquivologia pela UnB - Universidade de Brasília e Especialista em Gestão de Documentos, de Arquivologia
Os documentos que, por ventura, forem recebidos em envelopes fechados, deverão ser abertos pelo protocolo,para que seja realizada a classificação dos mesmos, desde que não sejam particulares (documentos não endereçados à instituição, e sim, a um funcionário em particular) ou sigilosos (Ultrasecretos,secretos, ou reservados conforme a lei 12.527/11);
Tais documentos (particulares e sigilosos) deverão ser encaminhados diretamente aos respectivos destinatários,sem a necessidade de serem classificados,pois têm acesso restrito.
Apenas os destinatários poderão abrir estes documentos.
Gaba E
Documentos Sigilosos e particulares devem ser encaminhados aos seus destinatários!
➤ Quanto à NATUREZA
Oficial: Comunicação formal (dentro da estrutura formal da instituição)
-identificar se o documento é ostensivo ou sigiloso. Se sigilosos >>encaminhados diretamente para o destinatário
Se ostensivos >> abertos e analisados, >> verifique se há registros a serem feitos ou relacionamentos com outros documentos a serem apontados.
Particular:
- entre autoridades, servidores ou pessoas estranhas
-( conteúdo não diz respeito à Administração )Pública
- veiculada fora da estrutura formal da instituição.
- é informal.
-devem ser enviados para o seu destinatário sem serem abertos pelo serviço de protocolo.
-Não deve ser registrada, apenas entregue ao destinatário
Únicos documentos que NÃO SÃO ABERTOS NO PROTOCOLO são: PARTICULAR e SIGILOSO
A resposta correta é E) Errado.
O protocolo deve tratar todas as correspondências recebidas, incluindo aquelas de caráter sigiloso. No caso de correspondências sigilosas, o protocolo deve garantir que elas sejam entregues diretamente ao destinatário designado, mantendo a confidencialidade. No caso de correspondências particulares, se forem dirigidas a um indivíduo dentro da organização, ainda devem ser encaminhadas ao destinatário apropriado. Devolver correspondências sigilosas ou particulares ao remetente não seria a prática padrão.
Aproveitando e acrescentando (mais texto pode ajudar a memorizar melhor):
Como, normalmente, se poderia identificar se uma correspondência é ou não é sigilosa?
A identificação de uma correspondência como sigilosa pode ser feita de várias maneiras:
- 1) Marcação física: A correspondência pode ser marcada como "confidencial", "sigilosa", "secreta", ou similar. Essas marcações podem estar no envelope ou no próprio conteúdo do documento.
- 2) Remetente e destinatário: Se o remetente ou o destinatário for um indivíduo ou um departamento que normalmente lida com informações sigilosas, a correspondência pode ser tratada como tal.
- 3) Conteúdo do documento: Dependendo do conteúdo do documento, ele pode ser tratado como sigiloso. Por exemplo, informações que envolvem segurança nacional, informações pessoais sensíveis, segredos comerciais, entre outros.
- 4) Diretrizes organizacionais: As organizações podem ter diretrizes específicas sobre como identificar e tratar correspondências sigilosas. Essas diretrizes podem incluir listas de remetentes ou tipos de documentos que são automaticamente considerados sigilosos.
Lembrando que todas as correspondências, sigilosas ou não, devem ser tratadas com cuidado e profissionalismo. As correspondências sigilosas requerem um cuidado adicional para garantir que a privacidade e a segurança sejam mantidas.
Putz!!!! Fui lê rápido, cai na pegadinha.
Na fase de recebimento, a primeira ação a ser tomada é separar a correspondência oficial da particular. A oficial é orgânica, ou seja, foi recebida para desenvolver alguma atividade institucional. Já a particular pertence a algum servidor/empregado/colaborador que utilizou o endereço da instituição para receber algo pessoal.
A correspondência oficial vai ser separada entre ostensiva (sem restrição de acesso) e sigilosa (com restrição de acesso). A ostensiva vai passar por todos os procedimentos do protocolo até que chegue ao seu destinatário. Tanto as correspondências sigilosas quanto as particulares, serão enviadas ao destinatário sem nenhum outro procedimento, pois a correspondência particular não é institucional e a sigilosa não deve ser acessada por pessoas diferentes do seu destinatário.
Portanto, as correspondências particulares e sigilosas são recebidas e enviadas ao destinatário, somente, e não devolvidas ao remetente.
Gabarito do Professor: errada