A unicidade é uma das características que diferencia o documento de arquivo de outros tipos de documentos por relacionar-se ao processo natural pelo qual os documentos são acumulados.

A fixidez refere-se ao entendimento de que cada via ou cópia exerce uma função singular vinculada à sua produção e uso pela instituição e ao seu vínculo com outros documentos relativos à mesma atividade.

A autenticidade refere-se ao controle do processo de criação, manutenção e custódia, evitando alteração não autorizada ou permitindo a identificação da autoria de qualquer modificação realizada.

A organicidade é definida como a presunção decorrente do processo natural de execução de uma atividade que resulta na produção documental e permite ao documento apresentar a verdade sobre a atividade desenvolvida que suporta. 

A naturalidade define-se pelo conjunto de relações que um documento de arquivo possui com os demais documentos vinculados a uma mesma atividade nos níveis que compõem um fundo.