Segundo a teoria arquivística, os documentos produzidos pelo TRE/MT que reflitam a origem da instituição são de caráter permanente.

Na fase permanente, obedecendo o ciclo vital, os documentos cumprem um prazo de guarda e serão preservados aqueles que obedeceram a um trâmite interno, cuja finalização ocorreu na instituição produtora, sendo os demais descartados.

A legislação arquivística brasileira coíbe o acesso aos documentos da fase permanente para o público externo.

Cumprindo o ciclo vital, os documentos são transferidos do arquivo intermediário para o arquivo permanente.

Devido ao caráter permanente, é indicada a encadernação dos atos normativos produzidos pelo TRE/MT.