João iniciou suas atividades como assistente administrativo em uma autarquia federal e, em seu primeiro dia de trabalho, passou a realizar o protocolo de documentos recebidos, efetuar seu arquivamento em unidades próximas aos setores produtores, atender a solicitações de consulta e providenciar a expedição de documentos oficiais. João observou que tais documentos são frequentemente utilizados pelos setores e devem permanecer em dependências próximas e de fácil acesso, junto às unidades que os produziram ou receberam. Considerando o ciclo vital arquivístico, João concluiu corretamente que esses documentos pertencem à fase: