Uma empresa deseja instituir um serviço encarregado do rece...

- LETRA B -

 Protocolo: Serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos.

Fonte: Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística

DOS ARQUIVOS:

PASSAM POR 3 ESTÁGIOS DISTINTOS DE ARQUIVAMENTO DE ACORDO COM O USO QUE SE FAZ DOS DOCUMENTOS: CORRENTE, INTERMEDIÁRIO E PERMANENTE.

Letra B - Protocolo

Protocolo:

1) denominação atribuída a setores encarregados do recebimento, registro, distribuição e movimentação dos documentos em curso.

2) denominação atribuída ao próprio número de registro dado ao documento.

3) livro de registro de documentos recebidos e/ou expedidos.

Gabarito B

Acrescentando :

Protocolo :  Conjunto de operações visando ao controle dos documentos que ainda tramitam no órgão, de modo a assegurar a imediata localização e recuperação. É uma atividade típica da fase corrente, quando os documentos tramitam bastante.

Atividades realizadas pelo Protocolo:

1. Recebimento:  Consiste em receber os documentos que entram na instituição ou aqueles produzidos nos próprios setores do órgão para que sejam formalizados;

2. Registro:  Procedimento no qual o protocolo cadastra os dados básicos do documento em um sistema de controle (informatizado ou manual). Tais dados serão utilizados quando da localização do documento por parte do interessado;

3. Autuação:   Procedimento no qual documentos são transformados em processos. Tal operação exige a inserção de capa específica, a numeração das páginas que irão constituir o processo e ainda a atribuição de um número que o identificará. Na prática, esta atividade é conhecida como abertura ou formação de processos;

4. Classificação: Uma vez recebidos os documentos, o protocolo efetuará análise a fim de identificar seus assuntos, classificando-os de acordo com os códigos existentes no Plano de Classificação da instituição;

5. Expedição/Distribuição:   Atividade que consiste em enviar o documento ao seu destinatário.

Distribuição: É a remessa dos documentos às unidades responsáveis sobre a matéria neles tratadas, dentro do próprio órgão.

Expedição: Envio do documento para outro órgão da administração pública.

6. Controle da Movimentação:   Consiste em identificar os setores pelos quais passam os documentos, de forma recuperá-lo com rapidez quando necessário, bem como identificar possíveis atrasos na sua tramitação.

AVANTE!!! EU VOU PASSAR 

LETRA - B

Protocolo é o conjunto de operações e procedimentos visando ao contrlo dos documentos que ainda tramitam no órgão e realiza as seguintes operações: 

1 recebimento

2 registro

3 autuação 

4 classificação 

5 expedição/ distribuição

6 controle/ movimentação. 

ATIVIDADES DO PROTOCOLO

Recebimento:

Inclui a atividade de receber os documentos e efetuar a separação em duas categorias:

·         Oficial, que trata de matéria de interesse institucional.

·         Particular, que trata de conteúdo de interesse pessoal.

Os documentos oficiais são divididos em ostensivos e sigilosos. Aqueles de natureza ostensiva deverão ser abertos e analisados. No momento da análise, deverá ser verificada a existência de outros registros relacionados ao documento recebido, para se fazer a devida referência. Os documentos de natureza sigilosa e aqueles de natureza particular deverão ser encaminhados diretamente aos respectivos destinatários.

Registro:

Os documentos recebidos pelo protocolo são registrados em formulários ou em sistemas eletrônicos, nos quais serão descritos os dados referentes ao seu número, nome  do remetente, data e assunto, espécie, entre outros elementos. Os elementos utilizados para o registro de documentos nos serviços de protocolo são metadados desses documentos.

Autuação:

Após o registro, os documentos são numerados (autuados) conforme sua ordem de chegada ao arquivo. A palavra autuação também significa a criação de processo.

Classificação:

Análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria  de assunto sob a qual sejam recuperados, podendo atribuir a eles códigos. Esta tarefa  é executada com o auxílio do plano de classificação, caso a instituição possua esse  instrumento.

Distribuição:

Ou movimentação: consiste na entrega dos documentos aos respectivos destinatários. A distribuição é a remessa dos documentos aos setores de trabalho, enquanto que a EXPEDIÇÃO consiste na remessa externa desses documentos.

Tramitação (Controle e movimentação)

A tramitação de um documento dentro de uma instituição depende diretamente se as etapas anteriores foram feitas da forma correta. Se feitas, fica mais fácil, com o auxílio do protocolo, saber sua exata localização, seus dados principais, como data de entrada, setores por que já passou, enfim, acompanhar o desenrolar de suas funções dentro da instituição. Isso agiliza as ações dentro da instituição, acelerando assim, processos que anteriormente encontravam dificuldades, como a não localização de documentos, não se podendo assim, usá-los no sentido de valor probatório, por exemplo.

Segundo o , o Serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos são os setores de protocolo. 

As secretarias não são unidades administrativas com relação direta nos serviços de documentação.

Os arquivos corrente, intermediário e permanente são fases da guarda por ondo os documentos transitam, conforme se alteram os seus valores e sua importância.

Gabarito do professor: Letra "B"

[GABARITO: LETRA B]

O protocolo realiza as seguintes atividades :

– Recebimento

– Registro

– Autuação

– Classificação

– Expedição/Distribuição

– Controle/Movimentação

RECEBIMENTO

É a etapa que consiste em receber os documentos que entram na instituição ou ainda aqueles produzidos nos próprios setores do órgão para que sejam formalizados.

REGISTRO

É o procedimento no qual o protocolo cadastra os dados básicos do documento em um sistema de controle (informatizado ou manual). Tais dados serão utilizados quando da localização do documento por parte do interessado.

AUTUAÇÃO

É o procedimento no qual documentos são transformados em processos. Tal operação exige a inserção de capa específica, a numeração das páginas que irão constituir o processo e ainda a atribuição de um número que o identificará. Na prática, esta atividade é conhecida como abertura ou formação de processos.

CLASSIFICAÇÃO

Uma vez recebidos os documentos, o protocolo efetuará análise a fim de identificar os assuntos dos documentos, classificando-os de acordo com os códigos existentes no Plano de Classificação da instituição. Os documentos que, porventura, forem recebidos em envelopes fechados, deverão ser abertos pelo Protocolo, para que seja realizada a classificação dos mesmos, desde que não sejam particulares (documentos não oficiais) ou sigilosos (ultra-secretos, secretos, confidenciais ou reservados). Tais documentos (particulares e sigilosos) deverão ser encaminhados diretamente aos respectivos destinatários, sem a necessidade de registro ou autuação, pois têm acesso restrito. Apenas os destinatários poderão abrir estes documentos. Os documentos de natureza ostensiva (nem sigilosos nem particulares) deverão ser abertos e analisados, classificando-os de acordo com o assunto tratado, antes de serem encaminhados aos seus destinatários. 

EXPEDIÇÃO/DISTRIBUIÇÃO

É a atividade que consiste em enviar o documento ao seu destinatário. Distribuição é a remessa dos documentos às unidades responsáveis sobre a matéria nele tratadas, dentro do próprio órgão. Expedição é o envio do documento para outro órgão da administração pública.

CONTROLE DA MOVIMENTAÇÃO (TRAMITAÇÃO)

É a atividade realizada pelo protocolo que consiste em identificar os setores pelos quais passam os documentos, de forma a recuperá-lo com rapidez quando necessário, bem como identificar possíveis atrasos na tramitação destes. Tal movimentação é realizada através de sistemas informatizados de protocolo ou de controles manuais (livros ou fichas de protocolo)

GRAN CURSOS.