Ao estabelecer uma conexão com uma fonte de dados externa, o excel copia permanentemente os dados para a pasta de trabalho, e isso permite que não seja necessário novas atualizações, mesmo que ocorram alterações na fonte original.

Uma conexão de dados no excel é tradicionalmente utilizada para importar dados de arquivos locais, sendo mais indicada para operações de consulta simples, enquanto a integração direta com bancos de dados corporativos costuma ser realizada por ferramentas especializadas, como o sql server management studio, desenvolvidas especificamente para esse tipo de ambiente.

Após a criação de uma conexão de dados, o Excel impede modificações na estrutura da fonte externa, garantindo a integridade das informações armazenadas no sistema de origem.

Quando uma pasta de trabalho do excel está conectada a uma fonte de dados externa, a atualização das informações passa a ocorrer automaticamente na abertura do arquivo como comportamento padrão do sistema, visto que a conexão já foi configurada.

Uma conexão de dados no excel consiste em um conjunto de informações que permite localizar, autenticar e acessar uma fonte de dados externa, possibilitando a atualização dos dados na pasta de trabalho para refletir alterações realizadas na origem.