O ofício é a modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em níveis diferentes. O aviso trata-se de uma forma de comunicação eminentemente interna.

O aviso é expedido exclusivamente por Ministros de Estado, para autoridades de mesma hierarquia, ao passo que o ofício é expedido para e pelas demais autoridades.

O primeiro serve para o encaminhamento de projeto de lei ordinária, complementar ou financeira; o segundo, para encaminhamento de medida provisória. (Isto é Mensagem – pg. 22 ou 30)

O ofício é utilizado com o fito de uniformizar a terminologia e simplificar os procedimentos burocráticos, passando a receber o título de ofício toda comunicação oficial expedida por aquele meio. O aviso é utilizado para a transmissão de mensagens urgentes e para o envio antecipado de documentos, de cujo conhecimento há premência, quando não há condições de envio do documento por meio eletrônico.

O aviso, de acordo com sua finalidade, apresenta uma forma básica de estrutura: caráter exclusivamente informativo. Já, o ofício apresenta forma básica de proposição, mormente de alguma medida ou submissão de projeto de ato normativo.