A política arquivística brasileira reconhece a gestão de doc...

GESTÃO DE DOCUMENTOSConceito:Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente.As três fases básicas da gestão de documentos são: produção, utilização e destinação. 1 Fase - Produção de documentos: refere-se ao ato de elaborar documentos em razão das atividades específicas de um órgão ou setor. Nessa fase deve-se otimizar a criação de documentos, evitando-se a produção daqueles não essenciais, diminuindo o volume a ser manuseado, controlado, armazenado e eliminado, garantindo assim o uso adequado dos recursos de reprografia e de automação.2 Fase - Utilização de documentos: refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos, necessário ao cumprimento de sua função administrativa, assim como sua guarda após cessar seu trâmite. Esta fase envolve métodos de controle relacionados às atividades de protocolo e às técnicas específicas para classificação, organização e elaboração de instrumentos de recuperação da informação. Desenvolve-se, também, a gestão de arquivos correntes e intermediários e a implantação de sistemas de arquivo e de recuperação da informação.3 Fase - Destinação de documentos: envolve as atividades de análise, seleção e fixação de prazos de guarda de documentos, ou seja, implica decidir quais os documentos a serem eliminados e quais serão preservados permanentemente.

Para memorizar: PUD

-produção

-utilização

-Destinação

De acordo com o art 3 da lei 8158/1991, gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes a sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente . A gestão cobre toda a vida do documento, desde a sua produção ( nascimento ) até a sua destinação final ( eliminação ou recolhimento ao arquivo permanente ) . Portanto ela abrange todas as atividades de rotina inerentes as idades correntes e intermediárias . São consideradas atividades de gestão de documentos a inspeção, avaliação, destinação, eliminação, dentre outras . Importante observar que a descrição é uma atividade de arquivo permanente e não de uma gestão de documentos . A gestão envolve documentos dos mais variados suportes .

 São suas fases básicas :

Produção - os documentos são criados em razão das atividades específicas de um órgão , evitando-se dessa forma que sejam elaborados os não essenciais

Utilização - diz respeito ao fluxo documental sendo necessário conhecer o trâmite corretos dos documentos , para se evitar a burocratização das atividades 

Destinação - Decide quais documentos serão eliminados ou guardados permanentemente .

Fonte : Arquivologia para concursos - Renato Valentin

A letra D está errada porque na avaliação de documentos, aplica-se a tabela de temporalidade.

De acordo com o art 3 da lei 8158/1991, gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes a sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente .

Eu não marquei a questão B como correta justamente por causa do texto acima o qual negritei. Isso porque eu pensei que estaria errado por ter desconsiderado a fase permanente.

Alguém poderia me explicar se não há gestão de documentos na fase permanente do arquivo?

Outra coisa. O código de classificação é aplicado em qual fase da Gestão de Documentos? Seria na Utilização? Na fase de classificação presente no Protocolo?

Se alguém puder me ajudar, agradeço; RESPONDENDO AO Leandro,

1º - A Gestão de documentos só é aplicada em duas fases: a corrente e a intermediária e VISA à eliminação ou então recolhimento para guarda permanente, ou seja, ou o arquivo será eliminado, se destituído de valor secundário, ou então recolhido ao arquivo permanente.
Assim diz o Conarq: "Como a gestão de documentos incorpora duas fases, corrente e intermediária, sua efetivação só pode ser alcançada dentro de um sistema que possa acompanhar e controlar todas essas atividades."
Há quem discorde disso.

2º - A classificação (inserção de códigos aos documentos para facilitar a guarda/arquivamento e a localização/recuperação ) é uma das ROTINAS do Protocolo, que a realiza com um instrumento de auxílio denominado Código/Plano de classificação... e o Protocolo faz parte da fase de Utilização !

Qualquer erro me avisem!

RESPOSTA: B
:) LETRA B

A gestão aplica-se basicamente às fases correntes e intermediária. a) A  criação , o arquivamento e a eliminaçã o de documentos são as três fases básicas da gestão de documentos.
Fases da gestão de documento: Produção, Protocolo, Destinação
b) A gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, à tramitação, ao uso e ao arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária.CORRETA
8159 Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
c) A elaboração dos documentos decorrente das atividades de um órgão ou setor, apesar da sua relevância, não se inclui entre as atribuições da gestão de documentos.
Fases da gestão de documento: Produção(elaboração), Protocolo, Destinação
d) Na avaliação dos documentos, aplica-se o código de classificação de documentos de arquivo.
A avaliação consiste fundamentalmente em identificar valores e definir prazos de guarda para os documentos de arquivo.
e) Com a gestão eficaz de documentos, impede-se que os documentos com valor secundário sejam conservados permanentemente.
Os documentos de valor secundário não podem ser eliminados, pois possuem valor histórico e informativo. Já os de valor primário(administrativo), podem, depois de devida avaliação, podem ser eliminados. só acrescentando pra não confundir:
gestão de documentos: fases corrente e intermediaria
protocolo: fase corrente

a) A criação, o arquivamento e a eliminação de documentos são as três fases básicas da gestão de documentos.

COMENTÁRIO: as fases da gestão de documentos são: produção, utilização (tramitação e uso) e destinação (avaliação, eliminação ou recolhimento).

 

Ano: 2013

Banca: CESPE

Órgão: SERPRO

As três fases básicas da gestão de documentos são produção, utilização e destinação dos documentos.

 

Ano: 2016

Banca: CESPE

Órgão: FUNPRESP-JUD

As fases básicas da gestão de documentos são a produção, a utilização e a destinação.

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b) A gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, à tramitação, ao uso e ao arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária.

 

COMENTÁRIO: Gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas relativos à produção, à tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou o seu recolhimento para guarda permanente.

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c) A elaboração dos documentos decorrente das atividades de um órgão ou setor, apesar da sua relevância, não se inclui entre as atribuições da gestão de documentos.

 COMENTÁRIO: A elaboração de documento está incluída na fase de produção.

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d) Na avaliação dos documentos, aplica-se o código de classificação de documentos de arquivo.

COMENTÁRIO: Na avaliação de documentos aplica-se a tabela de temporalidade.

 

Ano: 2013

Banca: CESPE

Órgão: TRE-MS

Ao lidar com os documentos, usa-se a tabela de temporalidade como instrumento para a avaliação.

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e) Com a gestão eficaz de documentos, impede-se que os documentos com valor secundário sejam conservados permanentemente.

 A existência do valor secundário em um documento o caracteriza como pertencente ao arquivo permanente. Significa dizer que esse arquivo não pode mais ser eliminado.