Durante a implementação de um sistema de classificação de
documentos em uma secretaria municipal, um estagiário arquivou
todos os relatórios, ofícios e memorandos juntos, com base
apenas na data de produção. A arquivista responsável explicou
que esse critério compromete a identificação adequada das
espécies documentais. Com base nos conceitos fundamentais de
arquivologia, o erro do estagiário foi:

Question

Durante a implementação de um sistema de classificação de
documentos em uma secretaria municipal, um estagiário arquivou
todos os relatórios, ofícios e memorandos juntos, com base
apenas na data de produção. A arquivista responsável explicou
que esse critério compromete a identificação adequada das
espécies documentais. Com base nos conceitos fundamentais de
arquivologia, o erro do estagiário foi: Alternativa A: agrupar documentos por função em vez de tipo documental  Ou Alternativa B: classificar documentos pela espécie sem considerar a
tipologia Ou Alternativa C: desconsiderar a distinção entre espécie, tipo e formato
documental Ou Alternativa D: arquivar documentos permanentes com os de uso corrente
de valor primário

Qconcursos · Accepted Answer

Alternativa [C] desconsiderar a distinção entre espécie, tipo e formato
documental Alternativa correta: C - desconsiderar a distinção entre espécie, tipo e formato documental

Tema central da questão:
A questão aborda a importância dos conceitos fundamentais de arquivologia na classificação e organização de documentos. Saber diferenciar espécie, tipo e formato é essencial para garantir a correta identificação, recuperação e uso dos documentos em órgãos públicos.

Resumo teórico:
Em arquivologia, espécie documental refere-se à configuração que assume um documento (por exemplo: ofício, relatório, memorando), enquanto tipo é a reunião da espécie com a função específica que o documento cumpre (por exemplo: ofício de solicitação, relatório de atividades). Já formato diz respeito à apresentação física ou digital do documento (impresso, eletrônico, etc.). Esses conceitos, presentes na Lei 8.159/91 e nas diretrizes do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), são fundamentais para a correta gestão documental.

Justificativa da alternativa correta (C):
O erro do estagiário foi desconsiderar a distinção entre espécie, tipo e formato documental. Ao arquivar todos os documentos juntos apenas pela data, sem respeitar suas diferenças (relatório, ofício, memorando), compromete o princípio da identificação documental, dificultando a localização e uso eficiente dos documentos.

Análise das alternativas incorretas:

A – Agrupar documentos por função não corresponde ao erro, pois a função pode até ser critério válido, desde que respeite a espécie e o tipo.
B – Classificar pela espécie sem considerar a tipologia não é o caso, pois o estagiário sequer respeitou a espécie; ele agrupou tudo pela data.
D – Arquivar documentos permanentes com os de uso corrente refere-se à classificação por valor e temporalidade documental, o que não foi mencionado no erro do estagiário.

Dicas para acertar questões desse tema:
Ao interpretar enunciados, identifique se há confusão de conceitos fundamentais. Busque palavras-chave como "espécie", "tipo", "formato", "função", "valor documental" e "temporalidade". Fique atento a pegadinhas que misturam terminologias ou sugerem classificações sem respaldo técnico.

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Durante a implementação de um sistema de classificação de d...

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