A  expedição  de  documentos  via  correios,  quando  não  for  possível  a  expedição  eletrônica,  não  constitui  atribuição do protocolo.

A  Gestão  de  Documentos  é  o  conjunto  de  procedimentos  e  operações  técnicas  referentes  às  atividades  de  produção,  tramitação,  uso,  avaliação  e  arquivamento  nas  fases  corrente  e  intermediária,  visando  sua  eliminação  ou  recolhimento  à  guarda  permanente

O  Plano  de  Classificação  da  instituição  permite  classificar  todo  e  qualquer  processo  e  documento  produzido  e/ou  recebido  pelo  órgão,  no  exercício  de  suas atividades e funções.

O  Protocolo  é  o  serviço  encarregado  do  recebimento,  registro,  classificação,  distribuição,  controle da tramitação e expedição de documentos.

Os  documentos  considerados  de  correspondência  são  todos  cuja  espécie  possui  uma  configuração  de  comunicação  escrita,  que  circulam  entre  entidades  públicas ou privadas, em meio físico ou digital.