a proteção adequada contra o fogo começa no projeto arquitetônico — grandes espaços abertos e escadarias podem atuar como inibidoras do espalhamento do fogo em casos de incêndios.

os danos provocados pelo uso de água, durante o combate a incêndios, podem ocasionar mais destruição do que o próprio fogo.

os sistemas de detecção automática de incêndios mais adequados são os de detecção de fumaça dos tipos ionização e fotoelétrico, cujo principal papel é a extinção do fogo no seu princípio.

a presença de extintores manuais à base de dióxido de carbono, água ou pó químico nas áreas de depósito de documentos é dispensável caso o arquivo possua sistema de detecção de incêndios e de extintores automáticos.

os extintores automáticos do tipo sprinklers são os mais recomendados para depósitos de documentos, pois liberam uma fina névoa de água, que não causa danos aos documentos; em caso de incêndio, devem ser acionados em toda área de guarda, mesmo naquelas que não estejam sendo atingidas pelo fogo, para evitar que o incêndio se espalhe.