Unidade responsável pela preservação permanente dos documentos considerados de valor histórico, probatório ou informativo, que garante sua conservação e disponibilização para consulta.

Serviço responsável pela avaliação dos documentos produzidos e recebidos pela organização, determinando seus prazos de guarda e sua destinação final, especialmente a eliminação ou o recolhimento.

Serviço responsável pelo recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos, que contribui para o acompanhamento e controle do fluxo de documentos na instituição. 

Atividade destinada à análise dos documentos produzidos e recebidos pelas organizações, com objetivo de identificar seu valor administrativo, fiscal, jurídico ou histórico e determinar sua permanência ou eliminação de acordo com prazos determinados.