Cada documento comprova alguma atividade realizada pela entidade acumuladora.

Os documentos podem ser registrados em vários materiais ou suportes e não somente em papel. 

A principal finalidade do arquivo é servir, única e exclusivamente, para a preservação da história não somente à instituição vinculada, mas também à toda a sociedade.

Uma das diferenças entre arquivos e bibliotecas é que no primeiro os documentos são acumulados organicamente, ao passo que no segundo, os documentos são colecionados ou adquiridos através de compra, doação ou permuta.