A impessoalidade na redação oficial impede completamente a identificação do órgão emissor, devendo o texto ser redigido sem qualquer referência institucional.

A concisão na redação oficial implica a supressão de elementos essenciais do texto, desde que o conteúdo principal seja compreendido pelo destinatário.

O fecho das comunicações oficiais deve variar conforme o grau de hierarquia entre remetente e destinatário, sendo "Atenciosamente" utilizado para autoridades superiores e "Respeitosamente" para autoridades de mesma hierarquia ou inferiores.

A clareza e a objetividade são qualidades desejáveis na redação oficial, porém podem ser relativizadas quando a complexidade do tema exigir o uso de linguagem técnica rebuscada e períodos extensos.

O uso de pronomes de tratamento deve observar não apenas a hierarquia entre remetente e destinatário, mas também a padronização, sendo vedado o emprego de formas abreviadas em comunicações oficiais.