O Agente Administrativo busca melhorar sua produtividade no...
Gabarito comentado
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Gabarito: D
Fundamento decisivo: A pista decisiva era a combinação dos critérios de urgência e importância para classificar tarefas, o que aponta diretamente para a Matriz de Eisenhower.
- Se o enunciado mencionar simultaneamente urgência e importância como critérios de classificação, procure a Matriz de Eisenhower.
- Diferencie ferramenta de priorização de tarefas de ferramenta de cronograma, de checklist, de técnica de foco e de método de melhoria contínua.
- Quando a banca descrever a finalidade da técnica, resolva pela função principal da ferramenta, não pela associação genérica com produtividade.
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A alternativa correta é a D.
D — Matriz de Eisenhower, que classifica as atividades em quatro quadrantes, considerando dois critérios:
- Urgência
- Importância
Ela ajuda a definir prioridades, especialmente para identificar tarefas:
- Importantes e urgentes → fazer imediatamente;
- Importantes, mas não urgentes → planejar;
- Urgentes, mas não importantes → delegar;
- Nem urgentes nem importantes → eliminar ou reduzir.
- A — Diagrama de Gantt: ferramenta de cronograma.
- B — Lista de verificação: apenas organiza tarefas.
- C — Método Pomodoro: técnica de foco com intervalos.
- E — Ciclo PDCA: método de melhoria contínua de processos.
Diagrama de Gantt: É uma ferramenta visual usada para planejar e acompanhar atividades ao longo do tempo.
Como funciona: As tarefas aparecem em linhas, e o tempo (dias, semanas, meses) aparece em colunas. Barras horizontais mostram: quando cada atividade começa; quanto tempo dura; quando termina.
Objetivo: Controlar cronogramas e verificar se o projeto está atrasado ou dentro do prazo.
Exemplo: Uma prefeitura vai organizar um concurso público:
- elaboração do edital;
- contratação da banca;
- inscrições;
- aplicação da prova;
- divulgação do resultado.
O Diagrama de Gantt mostra todas essas etapas distribuídas no calendário.
Palavra-chave: ➡️ Cronograma visual
Lista de verificação: É uma relação de tarefas ou itens que precisam ser conferidos ou executados.
Como funciona: Você cria uma lista e marca o que já foi feito.
Objetivo: Evitar esquecimentos e organizar rotinas.
Exemplo: Checklist de abertura de uma secretaria:
- ligar computadores;
- verificar e-mails;
- conferir documentos;
- organizar atendimento.
Vantagem: Simples, rápida e muito usada em atividades operacionais.
Palavra-chave: ➡️ Conferência e organização
Método Pomodoro: É uma técnica de produtividade baseada em períodos curtos de concentração intensa.
Como funciona: O modelo clássico usa: 25 minutos de foco total e 5 minutos de pausa, e após 4 ciclos: pausa maior (15 a 30 minutos).
Objetivo: Melhorar concentração e reduzir procrastinação e cansaço mental.
Exemplo: Um servidor precisa analisar processos administrativos:
- trabalha 25 minutos sem interrupções;
- descansa 5 minutos;
- reinicia o ciclo.
Palavra-chave: ➡️ Foco com pausas
Ciclo PDCA: É uma metodologia usada para melhorar processos continuamente.
A sigla significa: P (Plan) → Planejar / D (Do) → Executar / C (Check) → Verificar / A (Act) → Agir corretivamente
Como funciona: 1. Planeja uma melhoria; 2. Executa; 3. Analisa os resultados; 4. Corrige falhas e padroniza melhorias. Depois, o ciclo recomeça.
Exemplo: Um órgão público quer reduzir filas:
- planeja novo sistema;
- implementa;
- verifica se as filas diminuíram;
- ajusta o que não funcionou.
Objetivo: Aprimorar qualidade e eficiência continuamente.
Palavra-chave: ➡️ Melhoria contínua
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