Alternativa correta: D - A exclusão só é possível se o processo não tiver sido acessado por usuário de outra unidade.

Tema central da questão: O foco é a gestão de documentos digitais no SEI (Sistema Eletrônico de Informações), especialmente no que diz respeito à exclusão de documentos e os critérios que restringem essa ação. Entender esse tema é importante para garantir a segurança, autenticidade e rastreabilidade dos documentos públicos.

Resumo teórico: O SEI é uma ferramenta oficial de gestão documental eletrônica em órgãos públicos. Cada documento, ao ser inserido em um processo, passa a formar parte do histórico e da cadeia de custódia do processo administrativo. Por razões de integridade, segurança e controle, o sistema limita ou impede a exclusão de documentos após determinados eventos. Segundo o Manual do Usuário SEI e orientações dos órgãos (ex: TRF, IFES), só é possível excluir um documento enquanto o processo não foi acessado por outro usuário fora da unidade de origem. Após o primeiro acesso externo, o registro é considerado parte do acervo institucional e não pode mais ser excluído para evitar fraudes ou sumiço de informações relevantes.

Justificativa da alternativa correta (D): Por questões de segurança e rastreabilidade, o SEI permite a exclusão de um documento apenas se o processo ainda não foi consultado por outra unidade. Isso impede alterações após a circulação documental, garantindo confiança e transparência nas informações tramitadas.

Análise das alternativas incorretas:

• A e B: Ambas se equivocam ao limitar a exclusão apenas a documentos internos ou externos. O critério não é o tipo de documento, mas o estágio do processo e seu acesso por outras unidades.
• C: Não é necessário solicitar autorização ao administrador do sistema para excluir documentos, desde que o processo não tenha sido acessado por outra unidade.
• E: Não se pode excluir documentos a qualquer momento. Há restrições claras para evitar fraudes e garantir a confiabilidade do processo.

Dica de interpretação: Sempre busque palavras-chave que indicam restrições ou condições nas alternativas. Atenção para opções que trazem termos como "somente", "a qualquer momento" ou mencionam funções administrativas irrelevantes.

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Gabarito: D

A opção correta, em relação à exclusão de um documento no SEI, é aquela que menciona que um documento pode ser excluído se ele não tiver sido assinado ou, mesmo assinado, ainda estiver com a caneta amarela (indica que não foi visualizado por outra unidade).

letra D