Na linguagem escrita, o documento deve apresentar uma redação bem estruturada e desbalizada, expressando o que se quer comunicar.

A clareza se traduz na estrutura de ideias, pela ausência de ordenamento adequado dos conteúdos, pela explicitação da natureza e função de cada parte na construção do todo.

O emprego de frases e termos deve ser compatível com as expressões próprias da linguagem coloquial, garantindo a precisão da comunicação por meio da diversidade de significações da linguagem popular, considerando a quem o documento será destinado.

A comunicação deve, ainda, apresentar como qualidades a clareza, a concisão, a imprecisão e a harmonia.

Deve ter uma ordenação que possibilite a compreensão por quem o lê, o que é fornecido pela estrutura, composição de parágrafos ou frases, além da correção gramatical.