A contratação de serviços de terceiros corresponde à etapa de definição da agência de propaganda que desenvolverá os materiais promocionais e toda papelaria necessária.

O mais indicado em eventos de grande porte é não trabalhar com terceiros, uma vez que aumentam os riscos de falta de uniformidade e desorganização, sendo aconselhado manter somente equipe própria.

Os clientes (promotores do evento) são os responsáveis pela contratação dos serviços de acordo com suas preferências, cabendo às empresas organizadoras do evento apenas a gestão das tarefas.

Eventos de grande porte são exclusividade de instituições internacionais, como a FIFA, no caso do futebol, e o COI, no caso das Olimpíadas, fazendo com que no Brasil não tenhamos prestadores de serviços qualificados em atender tais eventos.

Os fornecedores são parceiros estratégicos na oferta de serviços, tais como bufê adequado para o tipo do evento, aluguel de equipamentos e treinamento de recepcionistas, cuja contratação dependerá do planejamento e do orçamento disponível.