Fundamento decisivo: O ponto decisivo era a correspondência funcional entre a descrição do enunciado e cada espécie documental, especialmente a identificação de circular, ata, ofício e atestado pela função específica de cada um, o que conduz à sequência 3–1–4–2.

• Quando a descrição destacar vários destinatários, identifique circular pelo critério da multiplicidade de destinatários.
• Quando o núcleo da definição for registrar fatos e decisões de reunião, sessão ou assembleia, a espécie é ata.
• Se a característica central for comunicação oficial externa de órgão público, o documento é ofício.
• Se houver declaração escrita de um fato referente a alguém, em favor do interessado, trate como atestado.