Poderá ser adotado quando, pelas características do bem ou serviço, houver necessidade de contratações frequentes.

Quando for conveniente a aquisição de bens com previsão de entregas parceladas ou a contratação de serviços remunerados por unidade de medida ou em regime de tarefa, pode-se adotar tal sistema.

Refere-se a procedimentos para realização de registro formal de preços relativos à prestação de serviços, obras, aquisição e locação de bens para contratações futuras, mediante contratação direta ou licitação nas modalidades convite e tomada de preços.

A aquisição de bens ou a contratação de serviços para atendimento a mais de um órgão ou entidade ou quando, pela natureza do objeto, não for possível definir previamente o quantitativo a ser demandado pela Administração, é justificável a adoção desse sistema.

Denomina-se ata de registro de preços, o documento vinculativo, obrigacional, com característica de compromisso para futura contratação, em que se registram os preços, os fornecedores, os órgãos participantes e as condições a serem praticadas, conforme disposições editalícias e propostas apresentadas.