A Ordem de Serviço (OS) é um documento essencial na fase de recebimento do equipamento por possuir informações como número de série e especificações necessárias para que o equipamento possa ser instalado. 

O gerenciamento da manutenção em equipamentos médicohospitalares não se envolve em atividades preliminares à chegada do equipamento na instituição, sendo tais atividades voltadas ao corpo diretivo do hospital.

Após a chegada do equipamento médico-hospitalar no hospital, o sistema de gerenciamento da manutenção deve enfocar no controle de recebimento do equipamento, no controle de manutenção e no controle periódico da qualidade dos serviços. 

No gerenciamento do recebimento de um equipamento médico-hospitalar recém-adquirido, a atividade de abertura do equipamento de sua embalagem pode ser feita com ou sem a presença do fornecedor, não existindo a necessidade de autorização prévia do fornecedor, caso este esteja ausente. 

Antes do encerramento do serviço de manutenção num equipamento médico-hospitalar, é recomendável a realização de testes de verificação apenas para equipamentos de maior complexidade. Equipamentos mais simples não necessitam de testes específicos ao serem devolvidos ao uso após a manutenção.