O Secretário Escolar realiza o controle de documentos
recebidos e expedidos pela unidade escolar. O
procedimento correto para garantir a rastreabilidade e
segurança documental

Question

O         Secretário         Escolar         realiza         o         controle         de         documentos
recebidos         e         expedidos         pela         unidade         escolar.         O
procedimento         correto         para         garantir         a         rastreabilidade         e
segurança         documental          Alternativa A: Encaminhar         os         documentos         diretamente         ao
destinatário         final,         registrando         a         movimentação         após
confirmação         de         recebimento. Ou Alternativa B: Registrar         em         livro         ou         sistema         próprio         a         entrada         e
saída         de         documentos,         com         data,         identificação         do
remetente         ou         destinatário         e         descrição         do         conteúdo. Ou Alternativa C: Manter         os         documentos         em         pasta         única         por         ordem         de
chegada,         facilitando         a         localização         pela         sequência
cronológica. Ou Alternativa D: Digitalizar         todos         os         documentos         recebidos         e
descartar         os         originais         em         papel         para         economia         de
espaço         físico. Ou Alternativa E: Arquivar         os         documentos         recebidos         imediatamente
após         a         leitura,         dispensando         registro         quando         se         tratar
de         correspondência         interna.

Qconcursos · Accepted Answer

Alternativa [B] Registrar         em         livro         ou         sistema         próprio         a         entrada         e
saída         de         documentos,         com         data,         identificação         do
remetente         ou         destinatário         e         descrição         do         conteúdo. Gabarito: BFundamento decisivo: O ponto decisivo era o registro formal da movimentação documental, com data e identificação mínima, para assegurar rastreabilidade.Tema central: Protocolo documentalAnálise das alternativasAErradaEstá errada porque o registro é deixado para depois da confirmação de recebimento pelo destinatário final. Isso compromete o controle da tramitação desde a entrada e a saída do documento, contrariando a exigência de registro imediato e formal da movimentação.BCertaA alternativa B está correta porque descreve o procedimento formal de protocolo documental: registrar a entrada e a saída dos documentos em livro ou sistema próprio, com data, identificação do remetente ou destinatário e descrição do conteúdo. Esse é o critério técnico que permite rastrear a tramitação e conferir segurança administrativa ao fluxo documental da unidade escolar.CErradaEstá errada porque manter documentos em pasta única por ordem de chegada é apenas organização física cronológica. Isso não substitui o protocolo nem assegura controle de circulação, histórico de tramitação ou identificação de destino.DErradaEstá errada porque confunde digitalização com controle documental. Digitalizar não substitui o registro formal de protocolo e, além disso, a base não autoriza afirmar que os originais podem ser descartados imediatamente apenas por terem sido digitalizados.EErradaEstá errada porque dispensa registro quando se tratar de correspondência interna. Isso exclui indevidamente parte do fluxo documental do sistema de controle e compromete a rastreabilidade administrativa.Pegadinha da questãoA confusão explorada foi tratar arquivamento físico, digitalização ou entrega final como se substituíssem o protocolo documental, além de sugerir que correspondência interna poderia ficar sem registro.Dica para questões semelhantesSe a questão cobrar rastreabilidade documental, procure a alternativa que exija registro formal da movimentação, e não só guarda ou encaminhamento.Controle seguro de documentos envolve entrada e saída, com data e identificação básica de quem envia ou recebe.Organização física ou digitalização podem auxiliar, mas não substituem o protocolo da tramitação.Desconfie de alternativas que excluem categorias de documentos do registro sem base expressa, como a correspondência interna.

O Secretário Escolar realiza ...

Gabarito comentado

Gabarito: B

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