A realização de reuniões é uma das práticas mais comuns e estratégicas na administração pública e privada. No entanto, o simples ato de reunir pessoas não garante produtividade. A eficácia de uma reunião depende, sobretudo, do planejamento prévio, que envolve a definição clara dos objetivos, a seleção criteriosa dos participantes, a preparação da pauta e a distribuição prévia de materiais informativos. Durante o encontro, o gestor responsável deve adotar uma postura de liderança funcional, conduzindo o debate de forma equilibrada, evitando dispersões e priorizando o cumprimento da pauta. É essencial manter o foco nos resultados esperados, garantir espaço para contribuições objetivas e encerrar o encontro com decisões registradas e responsabilidades atribuídas. Após a reunião, a elaboração e a distribuição da ata constituem etapas fundamentais, pois asseguram a memória institucional e o acompanhamento das deliberações, fortalecendo a transparência e a continuidade das ações administrativas.

Com base no texto acima e nos princípios que regem a organização e condução de reuniões no ambiente administrativo, assinale a alternativa que traduz corretamente o conceito de eficácia em reuniões institucionais: