O protocolo compreende um conjunto de operações que possibilita o controle do fluxo documental, viabilizando a sua recuperação e o acesso à informação. No protocolo centralizado os documentos e atividades de controle ficam dentro de cada departamento.

Registro também conhecido como movimentação, é a entrega para seus destinatários internos da empresa. 

Na distribuição os documentos recebidos devem ser registrados eletronicamente com seu número, nome do remetente, data, assunto dentre outras informações.

Expedição é o procedimento de remessa das correspondências ou documentos para outras instituições (destinatários externos).