Deve constar do ofício o endereço da pessoa a quem é dirigido, que deve ser identificada por nome e cargo.

Tanto no memorando quanto no aviso, é dispensável a inclusão do local em que o documento foi assinado, haja vista que tal informação, referente ao local, já consta no envelope de endereçamento do expediente.

A estrutura de um memorando cuja finalidade seja o encaminhamento de documentos compõe-se de introdução, desenvolvimento e conclusão.

Devem-se empregar na introdução das comunicações oficiais formas como Tenho a honra de... e Tenho o prazer de..., em razão da cordialidade e cortesia que devem pautar o tratamento pessoal na administração pública.

Nas correspondências expedidas pelo Presidente da República, é dispensável a assinatura do signatário logo após sua identificação, que deve ser feita apenas pelo nome do cargo: Presidente da República Federativa do Brasil