Ao redigir um ofício ou uma exposição de motivos, o servidor não deve apenas transcrever dados técnicos, mas assegurar que a linguagem utilizada seja acessível ao profissional registrado e ao cidadão comum. A formalidade não deve ser confundida com o uso de arcaísmos ou de uma estrutura sintática excessivamente complexa, que dificulte a compreensão do ato administrativo. De acordo com o Manual de Redação da Presidência da República, essa orientação visa atender diretamente ao atributo da: