A documentação é basicamente estática e o processo de documentação se desenvolve em três fases principais: recolhimento, leitura e classificação. 

A documentação assume natureza oficial quando é, principalmente, organizada e utilizada pelas empresas e destina-se a fins estritamente comerciais. 

Ao conjunto de documentos que, independentemente da natureza, são reunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas, dá-se o nome de arquivo. 

A avaliação de documentos é uma das atividades precípuas da área de protocolo, visto que subsidia a criação da tabela de temporalidade dos documentos.