inclui toda comunicação de um órgão da Administração Pública a outro ou de uma instituição privada para um órgão público, mas nunca de um órgão público para particulares.

segue o princípio da formalidade, que diz respeito ao emprego correto dos pronomes de tratamento e à polidez e civilidade na linguagem. 

assume o princípio da impessoalidade, que requer que se oculte a identificação do emissor e do receptor, de modo a não conter assinaturas, além de evitar o uso da primeira pessoa.

utiliza a norma padrão quando endereçada a órgãos públicos, mas pode se adaptar às diferenças linguísticas regionais e às inovações vocabulares quando direcionada ao cidadão comum, de modo a evitar o jargão burocrático e tornar o texto mais acessível.