A clareza deve ser a qualidade básica de todo texto oficial. Define-se como claro o texto que possibilita imediata compreensão pelo leitor. 

A objetividade conduz o leitor ao contato direto com o assunto e com as informações, sem subterfúgios, sem excessos de palavras e de ideias.  

É indispensável que o texto tenha coesão e coerência, ou seja, o texto deve evitar caracterizações e comentários supérfluos, adjetivos e advérbios inúteis, subordinação excessiva. 

A redação oficial é elaborada sempre em nome do serviço público e sempre em atendimento ao interesse geral dos cidadãos, ou seja, os assuntos objetos dos expedientes oficiais não devem ser tratados de outra forma que não a estritamente impessoal.