Alternativa correta: B - Encaminhar previamente a pauta da reunião e providenciar atas das reuniões anteriores.

1. Tema central da questão:

A questão aborda o papel do auxiliar administrativo no apoio à gestão e à organização de reuniões, dentro da Abordagem Clássica da Administração. O foco está nas funções administrativas de apoio, planejamento e controle, conforme definido por Fayol (1916), um dos principais teóricos clássicos.

2. Resumo teórico:

Na Abordagem Clássica, a administração é dividida em funções: planejar, organizar, comandar, coordenar e controlar. O auxiliar administrativo não toma decisões estratégicas, mas executa tarefas de apoio fundamentais para o bom funcionamento dos processos. Segundo o Manual de Redação Oficial do Governo Federal, cabe a esse profissional garantir que a logística e os documentos essenciais das reuniões estejam organizados.

3. Justificativa da alternativa correta:

Enviar a pauta previamente e providenciar atas das reuniões anteriores são tarefas essenciais para que os participantes se preparem adequadamente, saibam o que será discutido e retenham o histórico de decisões. Essa prática garante eficácia e controle das ações, facilitando o acompanhamento das deliberações, conforme preconiza a administração clássica.

4. Análise das alternativas incorretas:

• A - Participar das decisões cabe à diretoria, não ao auxiliar, segundo o princípio da hierarquia.
• C - Sugerir estratégias é papel da chefia, fugindo das atribuições do cargo de apoio.
• D - Analisar relatórios e apresentá-los é uma função gerencial e não administrativa de apoio.
• E - Solicitar que os diretores tragam seus próprios materiais é inadequado, pois cabe ao auxiliar facilitar e prover esses recursos.

5. Estratégias para interpretação:

Atente para o nível de responsabilidade do cargo citado. Cargos de apoio, como o de auxiliar administrativo, não envolvem decisões estratégicas ou análise gerencial, mas sim tarefas operacionais e de suporte. Palavras como “decidir”, “analisar” ou “sugerir estratégias” geralmente não são funções desse cargo.

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Resposta correta: B

Para garantir a eficácia de uma reunião, especialmente em um ambiente corporativo, é essencial que os participantes estejam preparados com antecedência. O envio da pauta previamente permite que todos saibam os temas a serem discutidos e se organizem. Já as atas de reuniões anteriores ajudam a acompanhar o andamento das decisões, cobranças e pendências. 

Dattebayo!