Segundo o princípio da proveniência, os arquivos devem ser conservados nos serviços de arquivo do território que foram produzidos.

Segundo o princípio da universalidade, os fundos de arquivo devem ser preservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada ou adição indevida.

Os documentos só devem ser aceitos no arquivo corrente quando for conhecido o seu conteúdo, o prazo de guarda e a data de eliminação ou de recolhimento.

O protocolo é o conjunto de operações que visa ao controle dos documentos os quais ainda tramitam no órgão, de modo a assegurar sua imediata localização e recuperação.

O recebimento no protocolo é o procedimento no qual o protocolo cadastra o documento em um sistema de controle, atribuindo‑lhe um número de acompanhamento.