no primeiro estágio do processo que corresponde à seleção de conceitos válidos que serão utilizados na recuperação, o indexador precisa acrescentar todos os termos mencionados e identificados durante o exame do documento.

no segundo estágio do processo, relativo ao estabelecimento dos conceitos tratados no documento, deve-se realizar a leitura e o exame detalhado do documento para determinar o conteúdo principal. 

no primeiro estágio do processo para compreensão do conteúdo como um todo, a indexação deve ser feita apenas pelo título ou resumo do documento, pois expressam o verdadeiro conteúdo.

no primeiro estágio do processo deve-se observar as partes do documento que trazem dados importantes como título, introdução, as primeiras frases de capítulo, tabelas, conclusões e os destaques existentes.

no terceiro estágio, que corresponde à identificação dos conceitos que representam o conteúdo do documento, deve-se centrar nos instrumentos de indexação, para assegurar esses conceitos de forma acessível.