Em um colégio estadual, o Secretário Escolar recebeu
determinação da direção para avaliar o sistema de
arquivamento físico e digital da instituição. O pedido
surgiu após a constatação de extravios de históricos
antigos e dificuldade de localização de documentos
solicitados por ex-alunos. O servidor verificou que não
havia critérios claros para classificação, guarda,
temporalidade ou acesso às informações arquivadas.
Com base nessas práticas de rotina, assinale a
alternativa CORRETA sobre o planejamento e controle
de documentos escolares.

Question

Em um colégio estadual, o Secretário Escolar recebeu
determinação da direção para avaliar o sistema de
arquivamento físico e digital da instituição. O pedido
surgiu após a constatação de extravios de históricos
antigos e dificuldade de localização de documentos
solicitados por ex-alunos. O servidor verificou que não
havia critérios claros para classificação, guarda,
temporalidade ou acesso às informações arquivadas.
Com base nessas práticas de rotina, assinale a
alternativa CORRETA sobre o planejamento e controle
de documentos escolares. Alternativa A: A gestão de documentos escolares deve ocorrer
apenas em formato digital, já que o formato físico
perdeu validade institucional. Ou Alternativa B: A organização documental deve ser conduzida sem
considerar padrões técnicos de arquivologia, pois as
escolas possuem autonomia para definir qualquer
método. Ou Alternativa C: O controle documental exige aplicação de critérios de
classificação, temporalidade e conservação,
garantindo integridade e rastreabilidade de todos os
registros. Ou Alternativa D: O arquivamento escolar deve priorizar
exclusivamente documentos recentes, visto que
arquivos antigos não são mais necessários para fins
administrativos.

Qconcursos · Accepted Answer

Alternativa [C] O controle documental exige aplicação de critérios de
classificação, temporalidade e conservação,
garantindo integridade e rastreabilidade de todos os
registros. Gabarito: CFundamento decisivo: O ponto decisivo era a ausência de critérios claros de classificação, guarda, temporalidade e acesso, o que elimina as alternativas que negam ou simplificam a gestão documental.Tema central: gestão documental escolarAnálise das alternativasAErradaEstá errada porque afirma exclusividade do formato digital e diz que o suporte físico perdeu validade institucional. A base afirma o contrário: a gestão documental pode envolver suporte físico e/ou digital, e o formato físico não perde validade por si só.BErradaEstá errada porque dispensa padrões técnicos de arquivologia sob o argumento de autonomia escolar. A base é expressa em que a autonomia administrativa não elimina a necessidade de observar critérios técnicos de organização e controle documental.CCertaA alternativa C está correta porque descreve os requisitos básicos do controle documental no arquivo escolar: classificação, temporalidade/guarda, conservação, integridade e rastreabilidade dos registros.DErradaEstá errada porque trata documentos antigos como desnecessários apenas por serem antigos. Isso contraria a lógica de temporalidade e valor administrativo/probatório, já que antiguidade, por si só, não autoriza desconsideração automática nem descarte.Pegadinha da questãoA confusão explorada foi trocar gestão documental por soluções simplificadas: achar que basta digitalizar, que a escola pode usar qualquer método sem técnica, ou que documento antigo perde utilidade automaticamente.Dica para questões semelhantesSe a questão tratar de arquivo escolar, procure os elementos técnicos mínimos: classificação, temporalidade/guarda, conservação e recuperação da informação.Desconfie de alternativas com termos absolutos como "apenas", "exclusivamente" e "qualquer método" quando o tema for controle documental.Não trate suporte digital como substituto automático da política documental; o ponto decisivo é a existência de critérios de gestão.Antiguidade do documento não define sozinha seu destino; a decisão depende de temporalidade e valor administrativo/probatório.

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Gabarito comentado

Gabarito: C

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