Alternativa correta: C - Software de gestão documental com protocolo de check-in/check-out, histórico de usuário e carimbo de data/hora.

Tema central: A questão avalia o conhecimento sobre sistemas eficientes de controle de documentos e contratos na Administração de Estoques, essencial para garantir a localização rápida, segura e auditável de informações em órgãos públicos ou empresas.

Resumo teórico: O controle documental eficiente exige mecanismos que permitam rastrear a movimentação, saber quem acessou ou alterou um documento, além de registros confiáveis de datas e horários. Conforme a Lei 8.666/93 e normas de gestão documental, a tecnologia da informação e protocolos automatizados aumentam a segurança e agilidade, especialmente quando há exigência de auditoria externa (Manual de Administração de Materiais, Prof. Celso Ribeiro).

Justificativa da alternativa C: Um software de gestão documental moderno oferece:

• Protocolo de check-in/check-out: Controla acesso e edições em tempo real;
• Histórico de usuário: Permite rastrear quem visualizou ou alterou cada arquivo;
• Carimbo de data/hora: Garante precisão e integridade das informações.

Esses recursos facilitam a localização imediata dos contratos solicitados pela auditoria, reduzindo riscos de perda, extravio ou manipulação não autorizada.

Análise das alternativas incorretas:

• A: Livro-razão físico depende de registro manual, sujeito a erros, lentidão e perda de controle histórico detalhado.
• B: Etiquetagem por cor e ordem alfabética é útil, mas não oferece rastreabilidade de movimentação ou controle de acesso.
• D: Agenda pessoal não é um sistema institucional de controle, dificulta auditorias e tem pouca confiabilidade.
• E: Backup mensal sem indexação significa arquivos difíceis de localizar rapidamente, sem controle de versões ou acessos.

Dicas de interpretação: Priorize alternativas que automatizam e documentam processos, buscando sempre mecanismos que permitam rastreabilidade, controle de acesso e facilidade de busca. Evite confiar em recursos manuais ou pessoais, pois não suportam auditorias rigorosas.

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GAB:C