O arquivo geral destina-se a receber os documentos permanentes provenientes dos restritos, órgãos que integram a estrutura de uma instituição. Nesse caso, portanto, as atividades de arquivo corrente são gerais.

O arquivo especial possui sob sua guarda os documentos de um determinado assunto, de um campo específico, como direito ou engenharia.

O arquivo setorial é aquele estabelecido junto aos órgãos operacionais, cumprindo as funções de um arquivo corrente.

A grande distinção do arquivo especializado é que ele caracteriza-se pela guarda de documentos de variadas formas físicas, tais como: discos, fitas, disquetes, fotografias, microformas (fichas microfilmadas), slides, filmes, entre outros.