1ª Idade: Arquivo Corrente (Fase Ativa)

• Definição: Documentos em curso ou consultados frequentemente devido às suas funções administrativas imediatas.
• Localização: Geralmente ficam próximos ou dentro dos próprios setores que os criaram.
• Valor: Possuem alto valor administrativo, legal e fiscal.

2ª Idade: Arquivo Intermediário (Fase Semiativa)

• Definição: Documentos que perderam o uso corrente, mas ainda podem ser consultados ocasionalmente pelo órgão produtor.
• Localização: São transferidos para depósitos de armazenamento temporário (custo mais baixo).
• Destino: Aguardam o cumprimento de prazos legais para serem eliminados ou guardados para sempre.

3ª Idade: Arquivo Permanente (Fase Inativa)

• Definição: Documentos que perderam todo o valor administrativo, mas ganharam valor histórico, cultural ou científico.
• Localização: Guardados definitivamente em instituições de arquivo público ou centros de memória.
• Regra de ouro: Documentos que entram nesta fase nunca mais podem ser eliminados.