Alternativa correta: C – certo

1. Tema central da questão

A questão aborda as normas e procedimentos para a digitalização de documentos no âmbito do Poder Judiciário, especialmente o papel da CPAD (Comissão Permanente de Avaliação Documental) no planejamento e aprovação dos processos de digitalização. Esse tema é fundamental em concursos, pois trata da gestão documental eletrônica e da observância das normas técnicas, garantindo autenticidade, integridade e confiabilidade dos documentos digitais.

2. Resumo teórico

No Poder Judiciário, a digitalização de documentos precisa seguir diretrizes específicas, como as definidas na Resolução CNJ nº 324/2020 (que institui a Política de Gestão Documental do Poder Judiciário). Segundo a Resolução, cada órgão judicial deve elaborar um planejamento de digitalização, o qual só pode ser executado após aprovação da respectiva CPAD. O objetivo é garantir que a digitalização respeite critérios técnicos e legais de preservação, acesso e destinação adequada dos documentos.

3. Fundamentação normativa

A Resolução CNJ nº 324/2020, em seu artigo 15, determina que a CPAD é responsável por aprovar o planejamento de digitalização em cada órgão. Isso assegura padronização e respeito às normas arquivísticas nacionais, como as do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ).

4. Justificativa da alternativa correta

A alternativa está correta porque reflete exatamente o que a normativa exige: não basta o órgão querer digitalizar; é obrigatório submeter o planejamento à CPAD para aprovação. Isso garante controle, qualidade e preservação documental.

5. Estratégia de resolução

Ao interpretar questões assim, busque termos-chave como “planejamento”, “aprovação” e “CPAD”, associando-os à legislação vigente. Fique atento a pegadinhas que omitam a obrigatoriedade da aprovação ou confundam competências.

Conclusão

A aprovação do planejamento pela CPAD é condição essencial e obrigatória para a digitalização de documentos judiciais e administrativos.

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Cabe à CPAD conduzir a elaboração dos instrumentos técnicos de gestão de documentos de sua instituição, incluindo o Código de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos relativos às suas atividades-fim, a serem aprovados pelo Arquivo Nacional, bem como os procedimentos que antecedem a eliminação de documentos de arquivo.  

Fonte: RECOMENDAÇÕES PARA OS PROCEDIMENTOS DE ELIMINAÇÃO 

DECORRENTES DA DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO PELOS 

ÓRGÃOS E ENTIDADES DO PODER EXECUTIVO FEDERAL, EM RAZÃO DO 

DECRETO Nº 10.278, DE 18 DE MARÇO DE 2020.

Arquivo Nacional do Ministério da Justiça e Segurança Pública

Em resumo:

Cada "setor" do Judiciário que quiser digitalizar seus documentos precisa primeiro fazer um "plano de como vai fazer isso" e mostrar esse plano para a sua "turma dos documentos importantes" (a CPAD) para que eles digam: "Ok, esse jeito de digitalizar está certo e vai funcionar bem". Assim, a digitalização não vira uma bagunça e é feita de forma inteligente.

A Comissão Permanente de Avaliação Documental (CPAD) é órgão integrante dos programas de Gestão Documental e de Memória do Tribunal de Justiça do Estado de São Paulo. Trata-se de um colegiado técnico, consultivo, autônomo e multidisciplinar que desempenha função crucial no desenvolvimento e aprimoramento do Programa de Gestão Documental.

À Comissão Permanente de Avaliação Documental compete propor instrumentos arquivísticos de classificação, temporalidade e destinação de documentos, assim como as respectivas alterações; identificar, definir e zelar pela aplicação dos critérios de valor secundário dos documentos e processos; deliberar sobre a proposta de guarda permanente e aposição do Selo de Relevância; estabelecer critérios de incorporação de acervo e de avaliação da documentação produzida, recebida e acumulada pelas unidades de Arquivo e de Gestão Documental e propor política de difusão e acesso às informações; e realizar estudos sobre questões relativas à Gestão Documental e à Gestão da Memória para encaminhamento de propostas à Comissão de Gestão da Memória do Tribunal de Justiça e ao Comitê do Proname do Conselho Nacional de Justiça.

Resolução CNJ nº 469/2022

Art. 6º Cabe à Comissão Permanente de Avaliação Documental (CPAD) de cada órgão do Poder Judiciário:

I – aprovar o planejamento de digitalização;

II – definir os critérios de valor secundário dos documentos e processos digitalizados, zelando por sua aplicação;

III – orientar as unidades responsáveis pela digitalização quanto aos procedimentos;

IV – analisar e aprovar os editais de eliminação.