Gabarito: Alternativa C

Tema central: gestão de documentos em suas fases (produção, utilização — corrente —, fase intermediária e avaliação/eliminação). Esse tema é essencial para controlar o fluxo documental, reduzir produção desnecessária e garantir a adoção de prazos legais de guarda.

Resumo teórico direto: Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (fonte citada no enunciado), além de normas como a Lei nº 8.159/1991 e princípios da ISO 15489 (gestão de documentos), a gestão documental organiza: produção (criação/registro), utilização (uso e tramitação), avaliação/intermediação (avaliação de valor), e arquivamento/eliminaçã o ou recolhimento. A determinação de prazos e a decisão sobre eliminação resultam de avaliação técnica e da tabela de temporalidade.

Por que a alternativa C está correta (Na fase de produção): a fase de produção exige atenção para evitar criar documentos inúteis ou redundantes. Boas práticas de gestão orientam formatos padronizados e evitar documentação irrelevante, reduzindo custos e trabalho posterior de seleção e armazenamento.

Análise das incorretas:

A) Incorreta — A definição de regras e a designação de servidores são atos de política/organização e planejamento da gestão documental, não algo restrito à fase de utilização (uso cotidiano).

B) Incorreta — A destruição (eliminação) resulta de avaliação e aplicação da tabela de temporalidade; não se decide de forma genérica durante a utilização sem avaliação prévia.

D) Incorreta — A determinação dos prazos de guarda é feita na avaliação/normalização (tabela de temporalidade), não na fase de produção.

E) Incorreta — A eliminação periódica só se dá após avaliação técnica e conforme prazos legais; a fase de utilização é para uso e tramitação, não para eliminar rotineiramente sem critérios.

Dica prática para provas: destaque no enunciado palavras-chave de fases (“produção”, “utilização”, “eliminação”, “prazos de guarda”) e relacione cada termo ao conceito arquivístico conhecido: produção = criação/controle; utilização = uso; avaliação = decisão sobre destino.

Fontes úteis: Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística; Lei nº 8.159/1991; ISO 15489 (gestão de documentos).

Gostou do comentário? Deixe sua avaliação aqui embaixo!

A)

“A definição de regras para a realização das tarefas pertinentes, bem como da designação de servidores para seu desempenho, ocorre na fase de utilização.”

A definição de regras e designação de responsáveis geralmente ocorre antes ou durante a fase de produção (planejamento), não na utilização. Errada.

B)

“A destruição do documento é decidida na fase de utilização.”

A destruição (eliminação) é parte da fase de destinação, após avaliação, não da utilização. Errada.

C)

“Na fase de produção, a organização deve atentar para não produzir documentação irrelevante e dispensável às atividades.”

Correto. Na produção, um dos objetivos da gestão documental é evitar a produção desnecessária de documentos, racionalizando a geração. Certa.

D)

“A determinação dos prazos de guarda é realizada na fase de produção.”

Os prazos de guarda são definidos na avaliação documental (que antecede a destinação), não durante a produção. Errada.

E)

“Na fase de utilização, é imprescindível a eliminação periódica de documentos.”

Eliminação ocorre na destinação, não durante a utilização. Errada.

Produção:

Criação apenas dos documentos essenciais à administração.

Evitar duplicação e emissão de vias desnecessárias.