Resposta correta: Alternativa D

Tema central: trata-se da etapa de distribuição no fluxo de protocolos — ou seja, o encaminhamento interno de um documento ao(s) destinatário(s) responsáveis e o registro desse movimento. É fundamental em gestão de documentos porque garante responsabilidade, rastreabilidade e continuidade do tratamento documental.

Resumo teórico: segundo princípios de gestão de documentos (Lei nº 8.159/1991; ISO 15489), todo movimento documental deve ser registrado com metadados mínimos: destinatário, data de encaminhamento, data de recebimento (quando aplicável), responsável pelo envio e ação esperada. A distribuição normalmente refere-se ao encaminhamento interno; remessa/expedição alcançam destinatários externos. O registro deve privilegiar sistemas informatizados quando possível, pela confiabilidade e rastreabilidade.

Justificativa da alternativa D: diz que se deve registrar, entre outras informações, destinatário, data do encaminhamento e data do recebimento. Esses elementos são metadados essenciais para controlar o percurso do documento e cumprir requisitos legais e administrativos — portanto, a alternativa está correta.

Análise das incorretas:

A — Incorreta. Não é aceitável afirmar que se adotam procedimentos totalmente distintos para documentos digitais; aplicam‑se os mesmos princípios de gestão, adaptando instrumentos e metadados ao meio digital (assinatura digital, integridade, registro eletrônico), não um procedimento oposto.

B — Incorreta. A distribuição refere‑se, em regra, ao encaminhamento interno. Encaminhamento a destinatários externos caracteriza remessa ou expedição.

C — Incorreta. É o inverso do recomendado: prefere‑se o registro em sistema informatizado (maior segurança e rastreabilidade) e não prioridade a formulário em papel.

E — Incorreta. Transformar documento digital em via física para envio pelos Correios não é procedimento padrão de distribuição — compromete integridade, autenticidade e rastreabilidade do original digital. Enviar a documentação externa requer procedimentos de expedição adequados (assinatura, certificado, registro).

Dica de prova: ao ver “distribuição” pense em encaminhamento interno e em “registro de metadados” (quem, quando, como). Perguntas que invertam preferência entre papel e sistema informatizado costumam ser armadilhas — prefira o registro eletrônico quando o enunciado for sobre gestão/controle.

Fontes sugeridas: Lei nº 8.159/1991; ISO 15489 (gestão de documentos); manuais do Arquivo Nacional sobre gestão de documentos eletrônicos.

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