Alternativa correta: C - certo

Tema central: A questão aborda digitalização de documentos de arquivo em órgãos públicos e a necessidade de avaliação documental prévia antes desse processo.

Resumo teórico: Antes de digitalizar documentos, é obrigatório que órgãos públicos realizem a avaliação dos documentos, utilizando tabelas de temporalidade e destinação. Essas tabelas – previstas na Lei nº 8.159/1991 (Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados) e orientadas por normas como o CONARQ – servem para definir o prazo de guarda e o destino adequado (eliminação ou preservação) dos documentos.

O objetivo é garantir que apenas documentos que realmente precisam ser preservados por obrigação legal, administrativa ou histórica sejam digitalizados. Documentos já identificados para descarte não devem ser digitalizados, pois isso evita desperdício de recursos e garante eficiência ao processo.

Justificativa da alternativa correta:

A afirmação está correta: a avaliação documental deve anteceder a digitalização, conforme determina a legislação e as boas práticas arquivísticas. A Portaria nº 47/2020 do Arquivo Nacional e resoluções do CONARQ reforçam que a destinação documental é passo fundamental para evitar a digitalização desnecessária de documentos descartáveis. Isso traz economia e assegura a legalidade dos processos.

Assim, antes de digitalizar, o órgão analisa os documentos segundo as tabelas, separa o que será eliminado e digitaliza apenas o que precisa ser preservado (suporte físico ou digital).

Estratégia para interpretação:

Ao enfrentar questões desse tipo, procure palavras-chave como "avaliação", "temporalidade" e "destinação". Questões corretas costumam citar a obrigatoriedade dessas etapas prévias, conforme normas legais. Desconfie de enunciados que sugerem digitalização geral sem avaliação prévia – isso é um erro comum em pegadinhas!

Resumo final: Órgãos públicos devem avaliar e selecionar documentos antes de digitalizar, assegurando cumprimento da legislação e racionalidade nos processos.

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DECRETO N. 10.278, DE 18 DE MARÇO DE 2020

Art.7 - A digitalização de documentos por pessoas jurídicas de direito público interno será precedida da avaliação dos conjuntos documentais, conforme estabelecido em tabelas detemporalidade e destinação de documentos, de modo a identificar previamente os que devemser encaminhados para descarte.

Antes de digitalizar documentos, deve-se aplicar a tabela de temporalidade para:

• Identificar documentos com prazo de guarda vencido e autorização de descarte;
• Separar documentos de valor permanente que devem ser preservados;
• Evitar custos e acúmulo desnecessário com a digitalização de documentos descartáveis.

Resposta: Certa

PQP sempre uma coisa nova para aprender para não usar quando passar!