Alternativa correta: C – Certo

Tema central: O foco da questão é a definição dos prazos de guarda no arquivo intermediário, um conceito central na Gestão de Documentos. Saber como e por que esses prazos são estabelecidos é essencial para a correta administração e destinação dos documentos públicos.

Resumo teórico: Os arquivos intermediários guardam documentos que não são mais consultados frequentemente, mas que ainda não podem ser eliminados ou transferidos para o arquivo permanente. Os prazos de guarda nesses arquivos são definidos por:

• Prazos prescricionais: Derivados de legislação ou normas jurídicas relativas à atividade-fim, indicando por quanto tempo o documento deve ser mantido para atender obrigações legais.
• Prazos precaucionais: Ligados às necessidades administrativas, ou seja, o tempo em que o documento pode ser útil para consulta interna, defesa de direitos ou comprovação de atos.

Esses critérios estão presentes em normas como a Resolução CONARQ nº 14/2001 e o Manual de Gestão de Documentos do Arquivo Nacional.

Justificativa da alternativa correta: A afirmação está correta porque os prazos de guarda dos documentos no arquivo intermediário são, realmente, definidos considerando tanto os prazos legais (prescricionais) quanto as necessidades administrativas (precaucionais). Assim, a resposta reflete a prática arquivística adotada no Brasil.

Estratégia de interpretação: Observe palavras-chave como “legislação”, “prescricionais” e “necessidades administrativas”, vinculando-as diretamente ao conceito de prazos de guarda. Atente-se sempre ao termo “intermediário”, para não confundir com arquivos corrente ou permanente.

Dica de prova: Questões desse tipo podem trazer pegadinhas trocando a origem dos prazos ou indicando que só um dos critérios é considerado. Sempre lembre: a definição de prazo de guarda é conjunta, atendendo legislação e necessidade administrativa.

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Certíssimo.

Os prazos de guarda no arquivo intermediário são estabelecidos com base na legislação vigente, considerando os prazos prescricionais, que são aqueles definidos por normas legais para a eliminação ou manutenção de documentos, e os prazos precaucionais, que levam em conta as necessidades administrativas da instituição ou dos usuários diretos. Essa classificação garante que os documentos sejam preservados pelo tempo necessário antes de sua destinação final, seja para descarte ou arquivamento permanente.

CERTO.

Prazos prescricionais (legais)

• Derivam da legislação vigente, que estabelece por quanto tempo determinados documentos devem ser preservados para fins de comprovação ou fiscalização. Estabelecidos por lei;
• Exemplo: prazo de guarda de documentos fiscais conforme o Código Tributário Nacional.

Prazos precaucionais (administrativos e operacionais)

• Estão relacionados às necessidades dos setores que utilizam ou geraram os documentos.
• Mesmo que a obrigação legal tenha prescrito, o documento pode ser mantido por razões estratégicas, operacionais ou por segurança administrativa. Definidos pelas necessidades administrativas dos usuários diretos dos documentos.

Os prazos são estabelecidos para garantir que os documentos sejam preservados pelo tempo necessário, tanto para cumprir com obrigações legais quanto para atender às necessidades administrativas da instituição.

Os prazos de guarda no arquivo intermediário são definidos com base em:

Legislação e prazos prescricionais: normas legais que determinam o tempo de guarda necessário para atender a obrigações legais e fiscais.

Necessidades administrativas e prazos precaucionais: tempo de guarda necessário para atender às necessidades operacionais e administrativas da instituição.

Prazos de guarda ==> oriundos da tabela de temporalidade ==> criados pela comissão permanente de avaliação de documentos (CPAD) ==> em conformidade e nas formalidades da lei

Prazos de guarda ==> oriundos da tabela de temporalidade ==> criados pela comissão permanente de avaliação de documentos (CPAD) ==> em conformidade e nas formalidades da lei