Acerca da classificação, avaliação, descrição e preservação ...

Certíssimo.

Os prazos de guarda no arquivo intermediário são estabelecidos com base na legislação vigente, considerando os prazos prescricionais, que são aqueles definidos por normas legais para a eliminação ou manutenção de documentos, e os prazos precaucionais, que levam em conta as necessidades administrativas da instituição ou dos usuários diretos. Essa classificação garante que os documentos sejam preservados pelo tempo necessário antes de sua destinação final, seja para descarte ou arquivamento permanente.

Prazos prescricionais (legais)

• Derivam da legislação vigente, que estabelece por quanto tempo determinados documentos devem ser preservados para fins de comprovação ou fiscalização. Prazos prescricionais, estabelecidos por lei;
• Exemplo: prazo de guarda de documentos fiscais conforme o Código Tributário Nacional.

Prazos precaucionais (administrativos e operacionais)

• Estão relacionados às necessidades dos setores que utilizam ou geraram os documentos.
• Mesmo que a obrigação legal tenha prescrito, o documento pode ser mantido por razões estratégicas, operacionais ou por segurança administrativa. Prazos precaucionais, definidos pelas necessidades administrativas dos usuários diretos dos documentos.

Os prazos são estabelecidos para garantir que os documentos sejam preservados pelo tempo necessário, tanto para cumprir com obrigações legais quanto para atender às necessidades administrativas da instituição.

Os prazos de guarda no arquivo intermediário são definidos com base em:

Legislação e prazos prescricionais: normas legais que determinam o tempo de guarda necessário para atender a obrigações legais e fiscais.

Necessidades administrativas e prazos precaucionais: tempo de guarda necessário para atender às necessidades operacionais e administrativas da instituição.