Acerca da classificação, avaliação, descrição e preservação ...

Gab E

Arquivo permanente: Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor. Arquivo responsável pelo arquivo permanente. Também chamado arquivo histórico. 

Características: 

• São documentos inativos ou de terceira idade, que perderam o seu valor primário para a organização
• Devem ser preservados indefinidamente em um local adequado
• Devem ser disponibilizados para a pesquisa
• Devem ser preservados no suporte original de criação

Conforme Belloto:

I) O respeito aos fundos é o norteador da organização dos arquivos permanentes.

II) As funções e atividades da entidade produtora norteiam o arranjo;

III) Os interesses dos usuários norteiam a descrição (elaboração dos instrumentos de pesquisa).

A organização dos documentos de arquivo permanente NÃO deve seguir a necessidade dos pesquisadores, na realidade o arranjo dos documentos, seja qual for a idade deles, deve seguir sempre os princípios da arquivologia (proveniência, ordem original, organicidade...).

PF 2030

A organização dos documentos de arquivo na fase permanente deve ser feita a partir das necessidades temáticas dos pesquisadores. 

A organização dos arquivos permanentes ou inativo é pelo quadro de arranjo respeitando o princípio da proveniência.

Essa afirmação está errada.

A organização dos documentos de arquivo na fase permanente (ou histórica) deve ser primordialmente baseada na estrutura orgânica e funcional da instituição que os produziu. Isso significa respeitar a forma como os documentos foram originalmente criados, acumulados e mantidos pela entidade ao longo do tempo.

Por que não se organiza pelos temas dos pesquisadores?

• Perda do Contexto: Organizar por temas criaria agrupamentos artificiais, desvinculando documentos que originalmente estavam relacionados dentro da mesma série ou fundo. Isso dificulta a compreensão do contexto de produção e uso da informação, que é crucial para a pesquisa histórica.
• Subjetividade: Os temas de pesquisa variam enormemente entre os pesquisadores e ao longo do tempo. Uma organização baseada em necessidades temáticas seria instável e exigiria reorganizações constantes.
• Desrespeito ao Princípio da Proveniência: O princípio da proveniência (ou respeito aos fundos) é um dos pilares da arquivologia. Ele estabelece que os documentos de um mesmo produtor (fundo) não devem ser misturados com os de outros, e que a ordem original dentro do fundo deve ser respeitada. Isso garante a integridade e a autenticidade dos documentos.

Como a organização é feita na fase permanente:

A organização na fase permanente geralmente envolve as seguintes etapas:

1. Identificação e Descrição dos Fundos: Reconhecer e descrever os conjuntos de documentos produzidos por cada entidade ou indivíduo.
2. Identificação e Descrição das Seções e Séries: Dentro de cada fundo, identificar as divisões administrativas (seções) e os conjuntos de documentos com características comuns (séries).
3. Ordenação e Arranjo: Manter ou reconstruir a ordem original dos documentos dentro das séries, quando possível.
4. Elaboração de Instrumentos de Pesquisa: Criar guias, inventários, catálogos e outros instrumentos que permitam aos pesquisadores localizar a informação relevante, mesmo que a organização não seja temática. Esses instrumentos geralmente incluem índices remissivos por assunto, nomes, locais, etc.

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