Alternativa correta: E (Errado)

Tema central: A questão aborda gestão de documentos e seus níveis de aplicação, especialmente o que é considerado o nível mínimo nesse contexto.

Resumo teórico: Gestão de documentos é um conjunto de procedimentos e operações técnicas que garante a produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos, desde sua criação até o destino final. Segundo a Lei 8.159/91 e o Manual de Gestão de Documentos do Arquivo Nacional, o nível mínimo de gestão é a adoção de procedimentos padronizados para controlar a produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento – não exige informatização nem sistemas avançados de recuperação.

Justificativa da resposta:

A afirmação está errada porque o nível mínimo de aplicação da gestão de documentos NÃO exige a informatização nem a elaboração de sistemas eletrônicos de recuperação. O básico é garantir controles e rotinas documentais (como protocolos, classificação, avaliação e destinação) padronizados, preferencialmente conforme normas e tabelas de temporalidade. Informatizar processos ou criar sistemas automatizados é desejável para maior eficiência, mas não constitui requisito mínimo.

Exemplo prático: Uma pequena prefeitura pode fazer gestão de documentos utilizando apenas registros manuais, livros de protocolo e planilhas físicas, desde que siga rotinas padronizadas e legais. Só depois, com mais estrutura, poderá informatizar esses processos.

Estratégia de interpretação: Preste atenção em termos como “mínimo”, “exige” ou “inclui obrigatoriamente”. Em temas administrativos, o básico é quase sempre o procedimento padronizado, e não um recurso tecnológico avançado.

Resumo final: A alternativa está errada porque exige, como nível mínimo, procedimentos que vão além do essencial, confundindo nível básico de gestão documental com níveis mais avançados.

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·      FASE DE GESTAO DE DOCUMENTOS

 ·      NÍVEL MÍNIMO - Estabelece que o governo deve contar, ao menos, com programas de retenção e eliminação de documentos e procedimentos para recolhimento ao Arquivo Nacional daqueles de valor permanente.

·      NÍVEL MÍNIMO AMPLIADO - Complementa o mínimo, com a existência de um ou mais centros de arquivamento intermediário.

·      NIVEL INTERMEDIÁRIO - O nível intermediário compreende os dois primeiros (mínimo e mínimo ampliado), bem como a adoção de programas básicos que consistem, geralmente, em  elaboração e gestão de formulários, elaboração de sistemas de arquivos corrente, gestão de correspondência e documentos vitais etc.



. NÍVEL MÁXIMO - O nível máximo inclui todos os níveis já descritos (mínimo, mínimo ampliado e intermediário), complementados por gestão de diretrizes administrativas, de correspondência e telecomunicações, de máquinas copiadoras, uso de recursos

Níveis de implantação de um programa de gestão de documentos

• Nível 1 - Mínimo: contar com programas de retenção e eliminação de documentos e definir procedimentos para recolher à instituição arquivística os documentos de valor permanente.
• Nível 2 - Mínimo ampliado: todas as atividades do nível anterior e contar com a existência de um ou mais centros de arquivamento intermediários.
• Nível 3 - Intermediário:  todas as atividades dos níveis anteriores e adoção dos programas básicos de elaboração e gestão de fichas, formulários e correspondências, e a implantação de sistemas de arquivo.
• Nível 4 - Máximo: todas as atividades dos níveis anteriores e contar com gestão de diretrizes administrativas, de telecomunicações e uso de recursos de automação.

A afirmação está incorreta. A gestão de documentos, em seu nível mínimo de aplicação, concentra-se em estabelecer controles básicos para a documentação, e não necessariamente na informatização ou na elaboração de sistemas de recuperação complexos.

NÍVEL MÍNIMO Estabelece que o governo deve contar, ao menos, com programas de retenção e eliminação de documentos e procedimentos para recolhimento ao Arquivo Nacional daqueles de valor permanente.

fonte: Prof. Ricardo Campanario

ERRADO - Adianto que a automatização se encontra no nível máximo (último nível). Agora, precisamos discorrer um pouco sobre os níveis de gestão de documentos

NÍVEIS DA GESTÃO DE DOCUMENTOS

MÍNIMO: Implantação inicial e básica da gestão de documentos.

- Classificação por assunto ou tipo documental

- Controle de produção e tramitação básica

- Guarda física mínima adequada

MÍNIMO AMPLIADO: Avanço sobre o nível mínimo, com mais procedimentos estruturados.

- Aplicação de tabela de temporalidade

- Rotinas mínimas de avaliação documental

- Implantação de arquivos setoriais e intermediários

INTERMEDIÁRIO: Gestão mais consolidada, com controle e padronização de processos.

- Plano de classificação documental institucional

- Tabela de temporalidade aplicada sistematicamente

- Acesso e preservação já considerados

- Arquivo intermediário estruturado

MÁXIMO: Excelência na gestão documental, com total integração e AUTOMATIZAÇÃO (justamente o que trata a questão)

- Gestão documental integrada ao sistema informatizado (GED/SEI)

- Preservação digital e política de acesso permanente

- Instrumentos arquivísticos plenamente operacionais

- Equipe técnica especializada