A respeito da gestão de documentos e do diagnóstico da situa...

GAB. CERTO

A gestão documental é um processo que envolve a criação, uso, e destinação de documentos. A fase de utilização é quando se controla, usa, e armazena os documentos necessários para a empresa. A gestão documental é dividida em três fases principais: 

• Produção - estabelece as regras para a criação dos documentos, como o formato, onde serão armazenados, e suas características. 
• Utilização - envolve o controle, uso, e armazenamento dos documentos necessários para a empresa.
• Destinação - determina quais documentos serão armazenados permanentemente e quais serão eliminados. 

Fases de um programa geral de gestão de documentos segundo José Maria Jardim

• Produção: concepção e gestão de formulários, preparação e gestão de correspondência, gestão de informes e diretrizes, fomento de sistemas de gestão da informação e aplicação de tecnologias modernas a esses processos;

• Utilização e conservação: criação e melhoramento dos sistemas de arquivos e de recuperação de dados, gestão de correio e telecomunicações, seleção e uso de equipamento reprográfico, análise de sistemas, produção e manutenção de programas de documentos vitais e uso de automação e reprografia nestes processos;

• Destinação: a identificação e descrição das séries documentais, estabelecimento de programas de avaliação e destinação de documentos, arquivamento intermediário, eliminação e recolhimento dos documentos de valor permanente às instituições arquivísticas. 

O autor fala de PROGRAMA DE DOCUMENTOS VITAIS e não essenciais.

Fiquei na dúvida. A criação de documentos essenciais não seria na fase de produção?

O programa de documentos essenciais ou documentos vitais é fundamental para garantir a continuidade das atividades de uma organização em caso de desastres ou interrupções. Esse programa faz parte da fase de utilização e conservação do programa de gestão de documentos, pois envolve:

Identificação dos documentos essenciais.

Proteção e conservação desses documentos.

Recuperação em caso de perda ou dano.